Skip to main content

Thema’s: Werkkostenregeling

Waar moet je op letten bij vaste kostenvergoedingen?

Onbelast

Geef je een vaste kostenvergoeding voor zaken waarvoor een gerichte vrijstelling geldt? Dan kan dat, onder voorwaarden, onbelast en gaat dit niet ten laste van je vrije ruimte in de werkkostenregeling (wkr). Datzelfde geldt voor een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten.

Denk bij een gerichte vrijstelling bijvoorbeeld aan een vergoeding voor woon-werkverkeer met de eigen auto tegen € 0,25 per kilometer en een vergoeding voor thuiswerken tegen € 2,45 per thuisgewerkte dag. Intermediaire kosten zijn bijvoorbeeld de kosten van het wassen van de auto van de zaak.

Voorwaarden

De vaste kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen en voor intermediaire kosten zijn alleen onbelast als je voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Je moet het bedrag van de gerichte vrijstelling en de intermediaire kosten aannemelijk maken.
  • Verder moet je deze vrijstellingen en intermediaire kosten omschrijven en de bedragen nader specificeren, zodat duidelijk is dat sprake is van zakelijke gericht vrijgestelde en/of intermediaire kosten.
  • Je moet de vaste kostenvergoeding ook onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk door de werknemers gemaakte kosten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om kosten onderweg en representatiekosten. Voor een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer zal uiteraard geen onderzoek nodig zijn, omdat de woon-werkverkeer afstand vaststaat.
  • Je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstellingen aan als eindheffingsloon in de WKR.

Let op! Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet je herhalen als de omstandigheden wijzigen of als de Belastingdienst daar een verzoek toe doet. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst eigenlijk wil dat het onderzoek elke vijf jaar opnieuw gedaan wordt.

Geen terugwerkende kracht

Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet echt vooraf gebeuren. Je kunt niet na afronding van het onderzoek een vaste kostenvergoeding onbelast met terugwerkende kracht geven.

Ten laste van de vrije ruimte

Je kunt ook een vaste kostenvergoeding geven die (deels) niet betrekking heeft op een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten. Dit is in principe belast loon voor je werknemer. Als dit deel van de vaste kostenvergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, kun je dit ook aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR.

Let op! Dit deel van de vaste kostenvergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets als deze niet voor meer dan 30% afwijkt van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt. De Belastingdienst hanteert daarbij een doelmatigheidsmarge: aanwijzingen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk.

Vaste kostenvergoedingen uit cao’s

De Belastingdienst heeft veel cao’s beoordeeld op de gevolgen voor de loonheffingen. Geef jij je werknemers een vaste kostenvergoeding volgens een cao? Kijk dan hier of de Belastingdienst deze beoordeeld heeft en zo ja, wat het oordeel is.

Vanaf 2027 geen vrijstelling meer voor personeelskortingen

Vrijstelling voor branche-eigen producten

Op dit moment geldt er nog een gerichte vrijstelling als je jouw personeel een vergoeding geeft voor of een korting verleend op de aankoop van branche-eigen producten uit jouw bedrijf. Over die vergoeding of korting is geen loonbelasting verschuldigd als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

  • de vergoeding of korting is maximaal 20% van de waarde in het economische verkeer van het product, én
  • de kortingen en vergoedingen bedragen voor een werknemer in het kalenderjaar niet meer dan € 500.

Let op! De vrijstelling geldt niet als je een vergoeding of korting geeft voor branchevreemd product.

Meer dan 20% of € 500?

Is de vergoeding of korting hoger dan 20% of bedragen deze in een kalenderjaar meer dan € 500? Voor het meerdere geldt de vrijstelling niet. Dit is loon voor je werknemer. Je kunt dit meerdere ook ten laste brengen van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, als de hogere vergoedingen en kortingen voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium.

Niet meer vanaf 2027

Het kabinet schaft de vrijstelling vanaf 2027 af. Dat betekent dat in principe elke korting of vergoeding die je op branche-eigen producten vanaf 2027 geeft, loon is voor je werknemer. 

Je werknemer betaalt hier loonbelasting over, tenzij jij de korting of vergoeding ten laste brengt van je vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Let op! De vrije ruimte gaat in 2027 iets omhoog. Over de eerste € 400.000 loonsom bedraagt deze in 2027 2,16% (2026: 2%), daarboven 1,18% (zowel in 2027 als in 2026).

Vergoeding of korting voor oud-werknemer

De vrijstelling geldt nu ook als je vergoeding of korting geeft aan een oud-werknemer. Maar ook voor die oud-werknemer is de vrijstelling vanaf 2027 niet meer mogelijk.

Geef je de oud-werknemer in 2027 nog een vergoeding of korting voor de aankoop van een branche-eigen product, dan ben je verplicht om dit ten laste van je vrije ruimte te brengen in de werkkostenregeling. Je mag dit dus niet individueel belasten bij de oud-werknemer. Deze regel is gemaakt om te voorkomen dat een werkgever loonbelasting moet verhalen op een oud-werknemer.

Let op! Het voorstel om de vrijstelling af te schaffen is opgenomen in de belastingplannen voor 2027. De Tweede én Eerste Kamer moeten hier nog mee instemmen. Het is daarom nog niet definitief.

Onbelaste vervanging beschadigde of verloren persoonlijke zaken werknemer

Vrijgesteld loon

In bepaalde gevallen kun je de beschadiging of het verlies van persoonlijke zaken van een werknemer onbelast vergoeden of verstrekken. Dit kan als de schade of het verlies komt door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. De vergoeding of verstrekking vormt dan vrijgesteld loon.

Een voorbeeld

Een werknemer bezoekt in zijn eigen kleding voor zijn werk een klant en loopt per ongeluk langs een scherpe rand in het bedrijf van de klant. Dit is een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met zijn werk. Daarom vormt de vergoeding van de schade of de verstrekking van nieuwe kleding (als de schade onherstelbaar is) vrijgesteld loon.

Vrije ruimte

Komt de schade of het verlies niet door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk? Dan vormt een vergoeding of verstrekking belast loon voor de werknemer. Eventueel kun je deze aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Gebruikelijkheidstoets

Voor dat aanwijzen moet je wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets betekent dat je vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, niet mag aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Tip! De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk.

Een voorbeeld

Een voorbeeld van schade of verlies die geen vrijgesteld loon vormt, is de schade aan privé-kleding die te verwachten is bij het soort werk dat wordt uitgevoerd. Er is dan geen sprake van een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. Denk aan normale slijtage van privé-kleding.

Een ander voorbeeld is de basisschoolleerkracht die na een ochtend knutselen met de leerlingen verfvlekken op de kleding heeft. Die schade hangt wel samen met het werk, maar is niet veroorzaakt door een bijzondere gebeurtenis. Het knutselen hoort immers bij het werk van de basisschoolleerkracht.

Fiscale behandeling laadpaal bij woning werknemer

Eigen auto of auto van de zaak

Als eerste is van belang om vast te stellen of je werknemer met een eigen auto of met een auto van de zaak rijdt.

Eigen auto

Voor een werknemer met een eigen auto vormt het plaatsen van een laadpaal bij de woning of het geven van een vergoeding daarvoor over het algemeen belast loon. Die werknemer mag je namelijk maximaal € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. De kosten van een laadpaal zijn in die € 0,25 begrepen.

Dus als je al € 0,25 per zakelijke kilometer vergoedt, zijn de kosten van de laadpaal (inclusief plaatsen) of de vergoeding daarvoor volledig belast loon. Vergoed je een lager bedrag per zakelijke kilometer, bijvoorbeeld € 0,20, dan kun nog € 0,05 per zakelijke kilometer onbelast geven voor de kosten van de laadpaal.

Let op! Als je al € 0,25 per zakelijke kilometer vergoedt, kun je de laadpaal of de vergoeding daarvoor wellicht nog aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr). Dat moet dan wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.

Auto van de zaak

Rijdt de werknemer in een auto van de zaak, dan kun je onbelast een laadpaal bij de woning van een werknemer plaatsen of een vergoeding daarvoor geven. De kosten van de laadpaal zijn namelijk verwerkt in de bijtelling voor privégebruik auto.

Let op! Rijdt de werknemer aantoonbaar niet meer dan 500 kilometer privé? Dan is er geen bijtelling voor privégebruik auto. Ook dan kun je onbelast een laadpaal bij de woning van een werknemer plaatsen of een vergoeding daarvoor geven omdat de laadpaal bedoeld is voor zakelijk gebruik.

Teruggave laadpaal?

Plaats je de laadpaal en gaat daarbij de eigendom over op de werknemer? Dan hoef je geen belast loon in aanmerking te nemen als de werknemer de laadpaal niet teruggeeft bij het einde van de lease- of arbeidsovereenkomst.

Let op! De laadpaal zal door natrekking vaak eigendom worden van de werknemer. Als de werknemer juridische eigenaar is van de grond waar de laadpaal op geplaatst wordt, wordt de werknemer door natrekking namelijk ook eigenaar van de laadpaal.

Het kan zijn dat de leasemaatschappij of werkgever een recht van opstal gevestigd heeft. In dat geval blijft de leasemaatschappij of werkgever de eigenaar van de laadpaal. Als de laadpaal dan niet teruggeëist wordt, zal sprake zijn van belast loon.

Let op! Is de laadpaal eigendom van de werknemer, maar heeft de werkgever een teruggavebeding afgesproken? Dan is ook sprake van belast loon als de werkgever de laadpaal niet terugeist. Hoe hoog dat loon is, is afhankelijk van de waarde van de laadpaal op dat moment.

Fiscale aspecten vergoeding ERE-certificaten bij elektrisch laden

ERE-certificaten

ERE-certificaten (Emissiereductie-eenheden) hebben CO2-besparing als doel. Als je een daarvoor geschikt laadpunt hebt (dat is een laadpunt met een gecertificeerde MID-meter), kun je een vergoeding krijgen voor thuis geladen kWh’s. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van het aantal geladen kWh’s en de marktwaarde van de certificaten.

Let op! Om voor vergoeding in aanmerking te komen, moet je voldoen aan verschillende voorwaarden. Op de website van de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) is hierover meer informatie te vinden. Hier vind je ook een lijst met erkende inboekdienstverleners.

Elektrische auto van de zaak

Ook als een werknemer een elektrische auto van de zaak thuis laadt, kan de werknemer in aanmerking komen voor een vergoeding voor de ERE-certificaten. De werknemer vraagt deze zelf aan. De Belastingdienst heeft bevestigd dat deze vergoeding geen loon vormt en dus onbelast is.

Let op! Dit geldt ook voor de dga met een auto van de zaak.

Wel van invloed op werkelijke laadkosten

Vergoed je aan de werknemer de werkelijke laadkosten van de auto van de zaak, dan is dat ook onbelast. Dit zijn namelijk intermediaire kosten. Houd er wel rekening mee dat door de vergoeding voor de ERE-certificaten de werkelijke laadkosten omlaaggaan. Je kunt daarom minder onbelast aan de werknemer vergoeden als de werknemer een vergoeding voor ERE-certificaten ontvangt.

Let op! Dit geldt alleen als je de werkelijke laadkosten vergoed. Heb je met je werknemer afspraken gemaakt over doorlevering van de energie onder zakelijke marktconforme voorwaarden? Dan heeft de vergoeding voor de ERE-certificaten geen invloed op de onbelaste vergoeding. Bij zakelijke marktconforme voorwaarden is namelijk de prijs op de energiemarkt op het moment van het maken van de afspraken bepalend. Neem voor meer informatie hierover contact op met onze adviseurs.

Bloemen voor nieuwe werknemer belast?

Verband met dienstbetrekking

Als een werknemer iets krijgt op grond van zijn dienstbetrekking, vormt dit loon waarover loonbelasting verschuldigd is. Niet alles wat een werknemer van of namens de werkgever krijgt, is echter loon. Soms ontbreekt namelijk het duidelijke verband met de dienstbetrekking omdat sprake is van een persoonlijke attentie. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een fruitmand geeft aan een zieke werknemer.

Kleinegeschenkenregeling

De grens tussen een duidelijk verband met de dienstbetrekking en een persoonlijke attentie is niet altijd helder. Om bij kleine geschenken duidelijkheid te scheppen, bestaat de kleinegeschenkenregeling. Als de werkgever aan drie voorwaarden voldoet, mag ervan uit gegaan worden dat het kleine geschenk geen loon is. 

De voorwaarden zijn:

  • Het gaat om een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen die niet de werkgever zijn, zo’n attentie zouden geven.
  • De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25.
  • De attentie is geen geld of een waardebon.

Bos bloemen is loon

De bos bloemen die een werknemer krijgt op de eerste werkdag heeft een duidelijk verband met de dienstbetrekking. De werknemer krijgt dit namelijk omdat hij/zij in dienst is gekomen. De bos bloemen vormt daarom loon voor de werknemer.

De kleinegeschenkenregeling kan in dit geval niet worden toegepast omdat de bos bloemen geen persoonlijke attentie is in een situatie waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.

Let op! De werkgever kan de € 22,50 wel aanwijzen in de vrije ruimte.

Belasting over studietoelage kind van werknemer

Zelfstandig recht

Ken je een zelfstandig recht op een studietoelage toe aan een kind van je werknemer en betaal je deze studietoelage ook rechtstreeks aan het kind? Dan geniet het kind loon uit een bestaande dienstbetrekking van een ander, namelijk de dienstbetrekking van de ouder. Het kind wordt voor de belasting over de studietoelage dan werknemer van jouw bedrijf. Dit betekent dat ook de werkgeversverplichtingen gelden, zoals de identificatieplicht.

Let op!Tegenover deze administratieve lasten staat dat het vaak wel financieel aantrekkelijk is om de studietoelage aan het kind toe te kennen in plaats van aan de ouder. Het kind zal over het algemeen weinig inkomen hebben. Het kan dan waarschijnlijk gebruik maken van een lager progressief belastingtarief of het hoeft zelfs uiteindelijk helemaal geen belasting te betalen vanwege de heffingskortingen.

Belasting of gerichte vrijstelling?

Voor scholingskosten geldt, onder voorwaarden, een gerichte vrijstelling. Deze vrijstelling is, naar het oordeel van de Belastingdienst, echter niet van toepassing op de hiervoor beschreven studietoelage. Dat betekent dat over de studietoelage loonbelasting moet worden afgedragen.

Let op! Het is ook niet mogelijk om de studietoelage aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr).

Werkgeversheffing Zvw

Betreft het een eenmalige studietoelage, dan hoef je als werkgever hierover geen werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) te betalen. Dit is anders als het een periodieke studietoelage is.

Studietoelage aan werknemer

Je kunt de studietoelage ook aan je werknemer geven. In principe vormt dit dan loon voor je werknemer. Je kunt er echter ook voor kiezen om dit aan te wijzen in de vrije ruimte van de wkr. De gerichte vrijstelling voor scholingskosten is hier niet van toepassing.

Let op! Het aanwijzen van de studietoelage in de vrije ruimte kan alleen als dat gebruikelijk is.

Studiefonds

Je kunt de studietoelage ook betalen uit een fonds. Als dit fonds voldoet aan alle voorwaarden die hiervoor gelden, dan vormt de studietoelage geen loon voor het kind en ook geen loon voor de werknemer.

Let op! Neem voor meer informatie over zo’n fonds contact op met onze adviseurs.

Belasting over studietoelage kind van werknemer

Zelfstandig recht

Ken je een zelfstandig recht op een studietoelage toe aan een kind van je werknemer en betaal je deze studietoelage ook rechtstreeks aan het kind? Dan geniet het kind loon uit een bestaande dienstbetrekking van een ander, namelijk de dienstbetrekking van de ouder. Het kind wordt voor de belasting over de studietoelage dan werknemer van jouw bedrijf. Dit betekent dat ook de werkgeversverplichtingen gelden, zoals de identificatieplicht.

Let op!Tegenover deze administratieve lasten staat dat het vaak wel financieel aantrekkelijk is om de studietoelage aan het kind toe te kennen in plaats van aan de ouder. Het kind zal over het algemeen weinig inkomen hebben. Het kan dan waarschijnlijk gebruik maken van een lager progressief belastingtarief of het hoeft zelfs uiteindelijk helemaal geen belasting te betalen vanwege de heffingskortingen.

Belasting of gerichte vrijstelling?

Voor scholingskosten geldt, onder voorwaarden, een gerichte vrijstelling. Deze vrijstelling is, naar het oordeel van de Belastingdienst, echter niet van toepassing op de hiervoor beschreven studietoelage. Dat betekent dat over de studietoelage loonbelasting moet worden afgedragen.

Let op! Het is ook niet mogelijk om de studietoelage aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr).

Werkgeversheffing Zvw

Betreft het een eenmalige studietoelage, dan hoef je als werkgever hierover geen werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) te betalen. Dit is anders als het een periodieke studietoelage is.

Studietoelage aan werknemer

Je kunt de studietoelage ook aan je werknemer geven. In principe vormt dit dan loon voor je werknemer. Je kunt er echter ook voor kiezen om dit aan te wijzen in de vrije ruimte van de wkr. De gerichte vrijstelling voor scholingskosten is hier niet van toepassing.

Let op! Het aanwijzen van de studietoelage in de vrije ruimte kan alleen als dat gebruikelijk is.

Studiefonds

Je kunt de studietoelage ook betalen uit een fonds. Als dit fonds voldoet aan alle voorwaarden die hiervoor gelden, dan vormt de studietoelage geen loon voor het kind en ook geen loon voor de werknemer.

Let op! Neem voor meer informatie over zo’n fonds contact op met onze adviseurs.

Onbelast arbobudget voor thuiswerkplek werknemer?

Gerichte vrijstelling arbovoorzieningen

Voor het onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een arbovoorziening aan een werknemer bestaat een gerichte vrijstelling. Als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden, kan dit onbelast zonder dat je vrije ruimte in de werkkostenregeling (wkr) wordt aangetast:

  1. De voorziening wordt (geheel of gedeeltelijk) ge- of verbruikt op de werkplek. Dit kan een werkplek op kantoor zijn maar ook een werkplek thuis.
  2. De voorziening is aangewezen in de wkr en voldoet aan de gebruikelijkheidstoets.
  3. De voorziening hangt direct samen met de arboverplichtingen van de werkgever.
  4. De kosten van de voorziening worden geheel door de werkgever gedragen. De kosten mogen niet ten laste van de werknemer komen.

Budget arbovoorzieningen

Een werkgever heeft aan de Belastingdienst gevraag of hij aan zijn werknemers onbelast een budget van € 500 mag geven voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek. De kosten van deze arbovoorzieningen mag de werknemer op declaratiebasis bij de werkgever indienen. De werknemer toont dus aan wat hij aanschaft ten laste van het budget van € 500.

De Belastingdienst heeft geantwoord dat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing is als:

  • de door de werknemer gekochte voorziening volgt uit de arboverplichtingen van de werkgever, én
  • de vergoeding kostendekkend is.

Eigen bijdrage

De kosten van een arbovoorziening moeten geheel door de werkgever gedragen worden. De werknemer mag dus geen eigen bijdrage betalen. Betaalt de werknemer wel een eigen bijdrage dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Een uitzondering geldt voor een eigen bijdrage die een werknemer betaalt omdat hij voor een luxere arbovoorziening wil kiezen dan noodzakelijk is. In zo’n geval geldt de gerichte vrijstelling wel, ondanks de eigen bijdrage.

Kostendekkend?

Als de arbovoorzieningen die de werknemer declareert het budget van € 500 overschrijdt, kan het zijn dat de vergoeding voor een bepaalde arbovoorziening niet meer kostendekkend is. De werknemer betaalt dan als het ware een eigen bijdrage omdat hij niet de volledige kosten van de arbovoorziening vergoed krijgt. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen mag voor die voorziening dan niet worden toegepast.

Voorbeeld

Een werknemer schaft een bureaustoel (€ 300), een beeldscherm (€ 150) en een noise-cancelling koptelefoon (€ 100) aan. Deze voorzieningen voldoen aan alle voorwaarden. Alleen de vraag of de vergoeding kostendekkend en er geen eigen bijdrage betaald is, staat nog open. Hiervoor zijn drie scenario’s denkbaar:

  1. De werknemer declareert alle arbovoorzieningen in één keer. De totale declaratie is € 550, maar het budget is maar € 500. Er is dus sprake van een overschrijding van € 50 en dus van een eigen bijdrage van de werknemer van € 50. De werkgever mag zelf kiezen aan welke arbovoorziening hij deze eigen bijdrage toerekent. Dat zal in dit geval de noise-cancelling koptelefoon zijn, omdat die het minste kost. Voor deze arbovoorziening geldt de gerichte vrijstelling niet.
  2. De werknemer declareert eerst de bureaustoel, op een later moment het beeldscherm en weer later de noise-cancelling koptelefoon. De vergoeding voor de noise-cancelling koptelefoon is dan niet gericht vrijgesteld omdat de koptelefoon € 100 kost en de vergoeding € 50 bedraagt. De werknemer betaalt dan dus een eigen bijdrage van € 50.
  3. Als de werkgever aannemelijk kan maken dat voor een bedrag van € 50 ook een noise-cancelling koptelefoon kan worden aangeschaft die voldoet aan de arbowet, is niet sprake van een eigen bijdrage. Het bedrag van € 50 is dan aan te merken als een bijdrage voor een duurdere voorziening dan nodig is. De gerichte vrijstelling kan dan wel worden toegepast.

Let op!De vraag of de voorziening direct samenhangt met de arboverplichtingen van de werkgever is niet voor elke voorziening meteen zonder meer duidelijk, maar afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Overleg hierover met onze adviseurs

Uitzendkracht dezelfde onbelaste kostenvergoeding als werknemer?

Vaste kostenvergoeding onbelast

Je bent een uitzendorganisatie die een uitzendkracht te werk stelt bij een onderneming. Die onderneming betaalt aan zijn werknemers een vaste kostenvergoeding. De onderneming heeft hierover overleg gevoerd met de Belastingdienst. Zij zijn samen tot de conclusie gekomen dat een deel van de vaste kostenvergoeding onder een gerichte vrijstelling valt en een deel is aan te merken als een vergoeding voor intermediaire kosten. Kortom, de vaste kostenvergoeding kan onbelast en raakt de vrije ruimte van de werkkostenregeling van de onderneming niet.

Ook voor uitzendkracht?

Je wilt de uitzendkracht dezelfde vaste kostenvergoeding geven als de werknemers van de onderneming krijgen waar de uitzendkracht te werk is gesteld. Kun je dan gebruik maken van de afspraak tussen de Belastingdienst en de onderneming? Ofwel mag je er van uit gaan dat de vaste kostenvergoeding aan de uitzendkracht ook onbelast is en jouw vrije ruimte van de werkkostenregeling niet raakt.

Ja, onder voorwaarden

In principe kun je geen beroep doen op een afspraak tussen de Belastdienst en een andere partij. Voor deze situatie heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat je de kostenvergoeding wel onbelast mag vergoeden aan de uitzendkracht als je aannemelijk maakt dat:

  • de uitzendkracht werkzaam is in een gelijke functie als de werknemer van de onderneming, én
  • de uitzendkracht vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als de werknemer van de onderneming.

De uitzendkracht verkeert vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als hij met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Bij gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, vindt de Belastingdienst dat het aannemelijk is dat dit het geval is.

Let op! Een andere voorwaarde die de Belastingdienst stelt is dat je dezelfde voorwaarden stelt en dezelfde vergoedingen geeft volgens de afspraak die de onderneming heeft met de Belastingdienst. Je moet daarom ook beschikken over (een kopie van) de geldige afspraak tussen de Belastingdienst en de onderneming.